A tárgy nyilvántartása

Leltárkönyv

A nyilvántartás nehéz és felelősségteljes muzeológusi munka: részletes és tudományos leírást kell készíteni a tárgyról egy csak erre a célra készült hitelesített leltárnaplóba. Meghatározzák a tárgyat és leltári számot kap, amellyel gyakorlatilag az államkincstár tulajdonává válik. A múzeumok gyűjteményei nemcsak a tudományos kutatás forrásai, hanem gyakran felbecsülhetetlen muzeális és egyben anyagi értéket is képviselnek. Egy múzeum gyűjteményeinek értéke és hasznosítása szorosan összefügg a nyilvántartás megbízhatóságával és szakszerűségével.

A leltárkönyv hitelesített okirat, amelynek tulajdonvédelmi és tudományos szerepe van. Vezetéséért a gyűjtemény vezetésével megbízott szakmuzeológus és a múzeumigazgató felelős. A bejegyzéseket csak nem fakuló tintával szabad végezni, tilos a hibák radírozása, átfestése. A leltárkönyveket megnyitásuk előtt a "leltárkönyvek leltárkönyvében" nyilvántartásba veszik és érvényesítik.

Leírókarton

A tudományos igényű szaknyilvántartás másik eszköze a leírókarton. A muzeológus a leltárkönyvben egyedileg nyilvántartott tárgyakról tudományos leírókartont készít Ez a tárgy személyigazolványa, amely a tárgyat elkíséri egész múzeumi életében. A leírókartonok részben a gyűjteményben, részben a raktárban való tájékozódást, részben a muzeológus tudományos munkáját, kiállítások elkészítését segítik. A leírókartont a beazonosíthatóság elősegítésére rajzzal vagy fotóval látják el. Az egyre növekvő információk száma s a gyűjtemények gyarapodása ma már az informatika megjelenését hozta magával a múzeumokban is.